La COVID-19 cambió el panorama de los viajes de negocios globales y, en consecuencia, las organizaciones deben responder con planes ágiles e integrales capaces de tener en cuenta los entornos de riesgo y los requisitos normativos en constante evolución. Muchas organizaciones se han visto obligadas a revisar sus viejos esquemas y planes para ajustarlos a las nuevas realidades.
Cumplir con el deber de cuidado e integrar las prácticas de gestión de riesgos en los viajes
La COVID-19 cambió el panorama de los viajes de negocios globales y, en consecuencia, las organizaciones deben responder con planes ágiles e integrales capaces de tener en cuenta los entornos de riesgo y los requisitos normativos en constante evolución. Los empleados esperan ahora mayores medidas de seguridad por parte de sus empleadores; y la necesidad de que las organizaciones establezcan estándares respecto a su deber de cuidado está en un máximo histórico. Además de los cambios y las alteraciones en los viajes que provocó la pandemia (como la cancelación de vuelos y el cierre de fronteras, a los que sumamos los requisitos de vacunación, pruebas y cuarentena), el entorno de amenazas globales sigue incluyendo otros eventos críticos, como fenómenos meteorológicos extremos y disturbios sociales.
Muchas organizaciones se han visto obligadas a revisar los antiguos planes de gestión de riesgos en los viajes y a revisar los antiguos esquemas y planes para ajustarlos a las realidades a las que se enfrenta el mundo en la actualidad. Para la seguridad de sus empleados y la protección de su organización desde un punto de vista legal, su solución TRM debe proporcionar inteligencia predictiva, de alerta temprana y en tiempo real de los riesgos, y debería ser tan fiable como impredecible es el mundo.
Además, para las organizaciones, resulta muy beneficioso pensar en la TRM como parte de un todo cuando se trata de la gestión de riesgos. Sí, los planes de TRM mantienen la seguridad de los empleados que viajan, pero ¿cómo pueden las organizaciones demostrar un compromiso con el cumplimiento de los estándares de deber de cuidado para los empleados en todo momento, estén o no en la carretera? Además, ¿cómo puede su plan de gestión de riesgos dar cuenta también de los activos e instalaciones de una organización?
Bruce McIndoe, líder en los sectores de gestión de riesgos, viajes e inteligencia, afirma que
«el deber de cuidado detalla las responsabilidades que una organización tiene para con su personal. Esto incluye hacer que el lugar de trabajo sea seguro, prevenir los riesgos para la salud y garantizar que se establezcan y se sigan prácticas de trabajo seguras. Hay mucho que tratar en estas áreas y la responsabilidad de garantizar que nada se escape en un panorama de incertidumbre recae sobre diversos agentes».
La capacidad de una organización para lograr un elevado conjunto de estándares de deber de cuidado depende de la adopción de un enfoque más integrado para la gestión de riesgos. Muchas organizaciones ya han tenido que desarrollar equipos multifuncionales para lidiar con la pandemia, por lo que la progresión natural de este equipo pasaría por ofrecer resiliencia operativa en el futuro. El cambio de un grupo de trabajo COVID-19 a un departamento de Gestión de Riesgos del Personal (PRM, por sus siglas en ingles) es una continuación integral de los esfuerzos de este grupo y garantizaría una postura proactiva contra todo tipo de situaciones de crisis futuras.
McIndoe afirma: «Si bien cuando se habla de riesgo para las personas, solemos referirnos a riesgos humanos como la negligencia, el fraude y el robo, hay que considerarlo como la aplicación de los principios de gestión de riesgos para proteger a las personas como un activo clave. Como tal, la PRM es el proceso de tomar las medidas necesarias para identificar, evaluar y mitigar los riesgos para los miembros del personal y que ellos puedan introducir y responder con eficacia cuando se produce un incidente».
Los elementos esenciales de un programa de PRM consistirían en 10 áreas clave de proceso (KPA):
- Política y procedimientos: la infraestructura que permita desarrollar las políticas y los procedimientos, así como implementarlos y mejorarlos constantemente. Los procedimientos individuales, como los SOP, se abordan en cada KPA.
- Formación: asegurar que el personal disponga de las habilidades necesarias para cumplir con las políticas y procedimientos del programa. Los elementos de formación individuales se evalúan en sus KPA relevantes.
- Evaluación de los riesgos: una metodología coherente y documentada para evaluar los riesgos y nutrir con ellos los procesos generales de toma de decisiones.
- Descubrimiento de los riesgos: información derivada del análisis de evaluación de riesgos para garantizar que todos los potencialmente afectados entiendan el riesgo.
- Mitigación de los riesgos: estrategias y soluciones que darán como resultado un nivel de riesgo aceptable para todas las partes interesadas.
- Monitorización de los riesgos: monitorización continua de las amenazas o incidentes potenciales que afectan al personal y provisión de un proceso fácil de usar para informar sobre los problemas y acceder a la asistencia.
- Respuesta y recuperación: responder de manera proactiva para evitar o mitigar la pérdida y volver a la normalidad dentro del plazo deseado. Esto generalmente implicará el conocimiento de la ubicación del personal, la monitorización proactiva de amenazas, los controles de bienestar, la participación de medidas de protección y los procedimientos de seguridad vital.
- Notificación: garantiza que las personas adecuadas estén al tanto de cualquier información relevante sobre el riesgo para el personal y aborda las comunicaciones internas/externas, como las notificaciones a las partes interesadas, la elevación de asuntos a instancias superiores y las solicitudes de información.
- Gestión de datos: genera y mantiene los datos que permiten monitorizar y gestionar una solución robusta de PRM que cumpla los requisitos de privacidad y seguridad. Estos datos incluirán perfiles de personal, información de contacto, conciencia de ubicación y otra información relacionada sobre instalaciones, ubicaciones operativas, viajes, recursos y procesos. Los datos del programa para respaldar la supervisión, la notificación de incidentes y la información sobre amenazas también se incluyen internamente y con aplicaciones de terceros.
- Comunicación de programas: la comunicación estratégica en toda la organización garantiza la comprensión de las responsabilidades tanto corporativas como individuales. Es más, los gestores de viajes deben personalizar los parámetros de viaje dentro de su sistema para armonizarlos con sus políticas de viaje corporativas, como las calificaciones de riesgo de los destinos. Si un itinerario se aleja de los parámetros especificados, el sistema debería generar una notificación de alerta automática de infracción. El sistema debería configurarse para enviar la alerta al viajero, al gestor de viajes o a los gestores regionales responsables de la seguridad de los viajeros.
Seguir estos pasos puede ayudar a las empresas a cumplir con los estándares del deber de cuidado, aliviar la ansiedad por los viajes de negocios y mantener a los empleados a salvo.
Pensar en la gestión de riesgos en los viajes de forma más holística
El objetivo de cualquier plan de TRM que se precie debe ser mejorar la resiliencia general de la organización. Cuando las empresas determinan que la resiliencia es prioritaria, empiezan a abordar los riesgos desde una postura proactiva en lugar de reactiva. Ser proactivo y mitigar los posibles efectos requiere algo más que una adecuada planificación de la gestión de riesgos en los viajes: se trata de proteger a todas las personas y activos, independientemente del tipo de evento crítico que pueda amenazarlos o de dónde puedan estar.
Las organizaciones que estén replanteándose sus planes de TRM deberían considerar abordar la gestión de eventos críticos (CEM, Critical Event Management) de una manera más integral. Las empresas cuya gestión de riesgos en los viajes (TRM) forma parte de una estrategia más amplia de CEM mejorarán su capacidad de proteger a todos los empleados, ya estén de viaje, trabajando desde casa o ubicados en distintas sucursales o filiales. Además, la adopción de estrategias integrales de CEM permitirá a las organizaciones cumplir sistemáticamente con los estándares del deber de cuidado, incluso cuando el objetivo de las prácticas recomendadas esté cambiando constantemente
Si desea obtener más información sobre cómo actualizar sus programas de gestión de riesgos en los viajes, consulte (bajo pedido): La gestión de riesgos del personal y el camino hacia la resiliencia operativa ágil. Bruck McIndoe, líder en los sectores de gestión de riesgos, viajes e inteligencia, hablará sobre los siguientes temas:
- Resiliencia operativa ágil y obtención de una visión holística de las vulnerabilidades.
- Cómo lograr un marco de riesgo integral y estratégico que capture el ahorro de costes, impulse los avances competitivos y proteja la reputación.
- Prácticas recomendadas para obtener una visión holística de los riesgos relacionados con su personal a través de la supervisión y coordinación multifuncional.
