Durante los últimos años, las organizaciones no han tenido más remedio que adaptarse de manera continua, sobre todo cuando se trata de proteger a sus empleados que están de viaje de negocios. Cuando la vida era más sencilla, a lo máximo que ascendían las preocupaciones de las empresas era, si acaso, a la pérdida o caducidad de pasaportes, a algún incidente raro de intoxicación alimentaria en las aerolíneas, a retrasos por inclemencias meteorológicas y a turbulencias. Hoy en día, el aumento de las cancelaciones de vuelos, la reducción del personal de las aerolíneas, el cierre de fronteras, las pruebas de vacunas y las posibles cuarentenas han puesto de relieve lo importante que es para las organizaciones proteger a los empleados que viajan. Anvil, una empresa de Everbridge, lleva más de 30 años ayudando a las organizaciones a proteger a sus empleados que están de viaje de negocios. Como líderes en la gestión de riesgos en los viajes (TRM, por sus siglas en inglés) y expertos en soluciones de gestión de riesgos en los viajes, consideran que sigue habiendo una cuestión candente: ¿Cómo pueden las organizaciones proteger y prestar un mejor servicio a sus empleados en un mundo cada vez más impredecible? Si bien cada empresa es única, es esencial comenzar por un enfoque universal para la gestión de riesgos en los viajes.
¿Qué es la norma ISO 31030?
La Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización y trabaja para normalizar numerosos temas en organizaciones internacionales, gubernamentales y no gubernamentales. El universo de la gestión de riesgos en los viajes (TRM) ha cambiado drásticamente durante los últimos años y los viajeros de negocios cada vez se enfrentan a mayores amenazas,Por ese motivo, la ISO ha publicado el documento ISO 31030:2021 (en) Travel risk management – Guidance for organizations (ISO 31030:2021 (en) Gestión de riesgos en los viajes: guía para las organizaciones).
El documento ISO 31030 deriva de la norma de gestión de riesgos ISO 31000 y, por su diseño, proporciona a las organizaciones la orientación necesaria para gestionar y participar en los viajes de la organización. Antes de la creación de la norma ISO 31030, no existían directrices universales para la gestión de riesgos en los viajes (TRM). Las organizaciones tenían que aplicar su mejor criterio al implementar las políticas y procedimientos de seguridad en los viajes, lo que generaba lagunas en los esfuerzos más amplios de gestión del riesgo de las personas.
De acuerdo con la norma ISO, para que las organizaciones generen de manera eficaz una estrategia de gestión de riesgos en los viajes, deben ser capaces de anticipar y evaluar el potencial de amenazas, al tiempo que desarrollan tratamientos y comunicaciones con los empleados para los riesgos identificados. La norma ISO 31030 cubre todos los aspectos de los viajes corporativos y su redacción permite aplicarla a diversos contextos organizacionales, requisitos de viaje y apetitos de riesgo al proporcionar orientación a quienes buscan crear o mejorar su estrategia de TRM al tiempo que garantiza la seguridad de los empleados que están de viaje de negocios.
La estandarización de TRM por parte de la ISO se aplica a cualquier organización, independientemente del sector o tamaño, e incluye orientación para todos los niveles de viajes corporativos, por ejemplo:
• Planificación de autorizaciones
• Política
• Evaluación de los viajeros
• Transporte
• Destino
• Alojamiento
• Y más
Al aplicar esta nueva norma, las empresas y sus empleados que están de viaje de negocios pueden comenzar a experimentar varios beneficios.
Beneficios de la norma ISO 31030 para las organizaciones
El deber de cuidado es la responsabilidad de una organización de proteger la salud, la seguridad y el bienestar de los empleados durante el desarrollo de la actividad comercial oficial en el lugar de trabajo o fuera de él. Y, como hay empleados que viajan por todo el mundo, las organizaciones deben cumplir con sus obligaciones de deber de cuidado en múltiples jurisdicciones y considerar los riesgos adicionales que acechan a los viajeros de negocios. Si no se evalúan con precisión estos riesgos, pueden tomarse medidas legales contra la corporación.
Al estandarizar la gestión de riesgos en los viajes para las organizaciones, la ISO ayuda a crear y promover una cultura en la que los riesgos relacionados con los viajes se reconocen formalmente, se dotan de los recursos adecuados y se gestionan con eficacia. La incorporación de las normas ISO 31030 beneficia la estrategia más amplia de gestión de riesgos de personal de su organización al:
• Proteger al personal, los datos, la propiedad intelectual y los activos.
• Reducir la exposición legal y financiera.
• Hacer posible la actividad comercial en ubicaciones de alto riesgo.
• Mejorar la reputación y la credibilidad de la organización, lo que repercute positivamente sobre la competitividad, la rotación del personal y la adquisición de talento.
• Mejorar la confianza de los trabajadores en las disposiciones de salud, seguridad y protección relacionadas con los viajes.
• Contribuir a la capacidad de continuidad del negocio y la resiliencia de la organización.
• Demostrar la capacidad de la organización para controlar sus riesgos relacionados con los viajes de manera eficaz y eficiente, posiblemente reduciendo las primas de los seguros.
• Asegurar socios comerciales, con bancos e inversores que posiblemente sean más propensos a financiar negocios.
• Permitir que la organización cumpla con las expectativas de los clientes en términos de seguridad y estabilidad de su cadena de suministro.
• Aumentar la productividad general.
• Contribuir al logro de los objetivos de desarrollo sostenible fortaleciendo la dimensión social de la sostenibilidad.
Incluso con estos beneficios, redefinir las políticas de gestión de riesgos en los viajes puede resultar todo un reto. Por suerte, algunas cosas pueden ayudar a que el cumplimiento de la norma ISO 31030 y la seguridad de los viajeros de negocios sean más manejables cuando se aplican a una estrategia más amplia de gestión de riesgos de las personas.
Redefinir las políticas de gestión de riesgos en los viajes de acuerdo con la norma ISO 31030
Cuando se trata de empleados que viajan, cumplir con las responsabilidades del deber de cuidado tiene el potencial de incorporar a toda la organización. Sin embargo, las decisiones sobre la administración de la política de riesgos en los viajes pueden relegarse a unos cuantos líderes funcionales seleccionados. Para garantizar una gestión eficaz de los riesgos en los viajes, las organizaciones pueden distribuir la propiedad de las funciones de TRM por toda la organización.
Por ejemplo, los gestores de viajes deben personalizar los parámetros de viaje dentro de su sistema para armonizarlos con sus políticas de viaje corporativas, como las calificaciones de riesgo de los destinos y países. Si un ajuste del itinerario se sale de los parámetros especificados, el sistema de TRM debe configurarse para enviar alertas al viajero, al gestor de viajes y al gestor regional responsable de la seguridad del viajero de negocios.
Everbridge ayuda a las empresas a gestionar los riesgos en los viajes y a cumplir con la norma ISO 31030
En resumen, con la expansión de las responsabilidades y los riesgos del deber de cuidado para los viajeros de negocios en aumento, las empresas deben encontrar nuevas formas de aliviar la ansiedad por los viajes de negocios mientras mantienen la seguridad de los empleados que viajan. Si adopta e integra en su organización la guía estandarizada sobre TRM proporcionada por la ISO, establece unas expectativas claras y la propiedad de las diferentes funciones de TRM, y aplica un espectro completo de protección al viajero a través de la aplicación de la tecnología de TRM, su organización puede obtener varios beneficios, como una mayor seguridad y protección de los empleados, así como un mejor cumplimiento general de las normativas sobre viajes, sometidas a un cambio continuo.
Anvil lleva más de 30 años brindando orientación y apoyo para la gestión de riesgos en los viajes a organizaciones gubernamentales y no gubernamentales de todo el mundo. Ahora una empresa de Everbridge, en Anvil y Everbridge nos esforzamos por mejorar la visibilidad del riesgo y la conciencia situacional con alertas de incidentes en tiempo real, actualizaciones e información de seguridad global a fin de preparar a los empleados para que viajen a salvo.
Al combinar la inteligencia de riesgos global con los datos de ubicación de los empleados y las comunicaciones multimodales, Everbridge y Anvil ayudan a proteger a los empleados que viajan al tiempo que fortalecen el deber de cuidado, manteniendo a los viajeros de negocios a salvo dondequiera que vayan según la nueva norma ISO 31030.
Si desea obtener información sobre cómo Everbridge puede ayudar a su organización a cumplir con las expectativas en evolución de la gestión de riesgos en los viajes según la norma ISO 31030, descargue «Una gestión de riesgos en los viajes exitosa: proteja a su personal y logre la resiliencia de la organización» ”o vea este webinar a demanda, «Gestión de riesgos del personal y cómo conseguir una resiliencia operativa ágil».